Gemeentebelangen: term 'afgehandeld' bij Fixi-melding roept vragen op

'Uw melding is ontvangen en afgehandeld'. Wie in de gemeente Midden-Groningen een Fixi-melding doet, krijgt deze reactie van de gemeente. Dat roept, aldus Gemeentebelangen, vragen op bij de melders. Fractievoorzitter Jan Velthuis heeft over dit onderwerp schriftelijke vragen gesteld. Het college van burgemeester en wethouders komt met antwoorden en tekst en uitleg.

"Het college is bekend met signalen dat de status 'afgehandeld' in Fixi door sommige inwoners wordt opgevat als een bevestiging dat de werkzaamheden zijn uitgevoerd. In de werkwijze van Fixi binnen onze gemeente betekent de status 'afgehandeld' echter dat de melding is beoordeeld, de melder is geïnformeerd over de uitkomst of de vervolgstap en de melding in Fixi wordt afgesloten."

Daadwerkelijk

Gemeentebelangen vindt dat de term 'afgehandeld' niet gebruikt moet worden als niet zeker is dat een melding daadwerkelijk is afgehandeld.

Verwachting

"Het college begrijpt dat de gebruikte terminologie tot een andere verwachting kan leiden dan de bedoeling is. Binnen de gemeente wordt onderscheid gemaakt tussen de behandeling van een melding en de uitvoering van werkzaamheden. Een melding is behandeld wanneer deze is beoordeeld, zo nodig is doorgezet naar de verantwoordelijke uitvoerder en de melder een inhoudelijke terugkoppeling heeft ontvangen. Op dat moment wordt de melding in Fixi afgesloten."

Planning en prioriteit

De uitvoering van werkzaamheden kan vervolgens, aldus het college, afhankelijk van planning en prioriteit op een later moment plaatsvinden. "Wanneer meldingen pas zouden worden afgesloten nadat de werkzaamheden feitelijk zijn uitgevoerd, vervalt het onderscheid tussen de behandeling van de melding en de uitvoering van de werkzaamheden. Daardoor geeft Fixi geen juist beeld meer van de snelheid waarmee meldingen worden behandeld en inwoners worden geïnformeerd."

Acceptabel

Gemeentebelangen wil weten of het college hierover intern in gesprek gaat. Komt er een oplossing die voor inwoners duidelijk en acceptabel is?

Belangrijk

"Het college vindt het belangrijk dat inwoners begrijpen wat de verschillende statussen binnen Fixi betekenen. Daarom wordt voortdurend gekeken hoe de communicatie hierover verder kan worden verduidelijkt. Zo is onlangs aan een standaardterugkoppeling de volgende toelichting toegevoegd: 'We hebben uw melding doorgegeven en het werk ingepland. Daarom sluiten we deze melding af. Dit betekent niet altijd dat het werk al is uitgevoerd.' Hiermee wordt voor inwoners duidelijker gemaakt dat het afsluiten van een melding in Fixi niet altijd betekent dat de werkzaamheden op dat moment al zijn uitgevoerd."

Uitgangspunt

Daarbij blijft het uitgangspunt, aldus het college, dat inwoners altijd een inhoudelijke terugkoppeling ontvangen over hun melding. Wanneer er na de terugkoppeling nog vragen zijn of de situatie aanleiding geeft tot een nieuwe beoordeling, kunnen inwoners contact opnemen met de gemeente.

Statussen

"De benamingen van de statussen binnen Fixi maken onderdeel uit van de functionaliteit van het systeem en kunnen niet eenzijdig door de gemeente worden aangepast. Eventuele wijzigingen zijn afhankelijk van de mogelijkheden die de leverancier van het systeem biedt. Het college blijft hierover in gesprek met de leverancier, maar kan hierover op dit moment geen toezeggingen doen."